Green “von Ihrem Dokumentlebenszyklus profitieren

Im Gegensatz zu vielen Projektionen gehen Papierdokumente nicht weg. Stattdessen entwickelt sich eine neue Generation von Technologien, die sich auf die Erfassung und das Routing von Dokumenten konzentriert, so dass Unternehmen den Papierverbrauch drastisch reduzieren, die Produktivität steigern, Geschäftsprozesse beschleunigen, die regulatorischen Anforderungen verbessern, “Geschäftsinitiativen.

Die Technologie, Document Capture und Routing-Technologie ist eine effiziente, flexible Art und Weise zu erfassen, zu transformieren und zu verschieben Papier und elektronische Dokumente unter einer Vielzahl von Menschen, Orten und Formaten. Es beginnt mit dem vertrauten, einfachen und allgegenwärtigen vernetzten Multifunktions-Peripheriegerät (MFP) – dem Kopiergerät für Neugeborenen – und bietet “all-to-many” Möglichkeiten, elektronische Versionen von Papierdokumenten zu mehreren Zielen in einer Vielzahl zu scannen und zu verteilen Formate.

Zum Beispiel kann auf der einfachsten Ebene ein Wissensarbeiter einen signierten Papiervertrag an den MFP nehmen und ihn in eine digitale Version dieses Vertrags einscannen. Die Dokumentverarbeitungsanwendung wandelt diesen Scan in ein Word-Dokument oder eine Text-durchsuchbare PDF-Datei um und sendet die resultierende Datei an das bevorzugte Ziel des Workers zurück (z. B. Netzwerkordner, E-Mail-Posteingang, Faxnummer).

Die Macht der Dokumentenerfassung und -routing wird noch deutlicher, wenn ein Team von Menschen an einem bestimmten Client oder Projekt arbeitet. Alle Inhalte, die sich auf diese Angelegenheit beziehen, können vom MFP erfasst, gesammelt und in ein einziges zentrales und sicheres Dokumentenverwaltungssystem konsolidiert werden, das es verteilten Teams ermöglicht, Informationen gemeinsam zu nutzen und problemlos zusammenzuarbeiten. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, mehrere Kopien (mit den damit verbundenen Sicherheitsrisiken) zu erstellen, Kurier- und Versandkosten zu reduzieren, die Verwendung von Druckerverbrauchsmaterialien wie Tinte oder Toner zu reduzieren und die Informationszugänglichkeit in der gesamten Organisation zu erhöhen.

Drei wichtige Elemente: Für Unternehmen, die die Dokumentenerfassung oder das Scannen in Erwägung ziehen, ist das MFP das Core-Capture-Gerät, da diese neuen Rassen von Kopierer- und Druckerklasse-MFPs die richtige Mischung aus anspruchsvoller Raffinesse, Benutzerfreundlichkeit und Kosteneffizienz unterstützen Breiten Einsatz.

Die MFPs müssen mit einer softwarebasierten Infrastruktur im Netzwerk verbunden sein, um eine Dokumentenverarbeitung nach dem Erfassen (z. B. Formatkonvertierung und Komprimierung) und Routing zu ermöglichen. Idealerweise verkörpert eine Dokumentenführungslösung drei Schlüsselelemente, bestehend aus

Optimierung der IT Die Fähigkeit, umfangreiche Dokumentenvolumen effizient und effektiv mit verteilten Gruppen virtueller Benutzer zu verteilen, erfordert eine Reihe von Überlegungen und Best Practices, die jede IT-Abteilung initiieren kann

Am wichtigsten ist, dass das Unternehmen eine drastische Reduzierung des Verbrauchs von Papier, Toner / Tinte und Bodenfläche durch das Verschieben von Dokumenten zu elektronischen Systemen erfährt. Dieser Schnitt in teure Ressourcen und verschwenderischen Gewohnheiten sind leicht verabschiedbar mit dieser Technologie und die Vorteile rationalisieren künftige Initiativen. Durch umfassende grüne Motive, Unternehmen erreichen solide ROI und erhöhte Effizienz.

Biografie Ein 20-jähriger Veteran der Software- und Hardwarebranche ist Thaddeus Bouchard, Technologievorstand von Omtool. Er bringt umfangreiches Know-how in Sachen Systementwicklung und Informationsmanagement mit einer Fülle von Projektmanagement-Erfahrungen mit. Bouchard trat 1998 Omtool als Direktor des Produktmanagements ein und stieg 1999 zum Vice President of Products auf. Zuvor war Bouchard Gründer und CEO von NetValu Corp., einem Web-basierten Anbieter von Technologien und Dienstleistungen für die Profilierung der Interessen der Internetnutzer.

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Die MFP-Hardwareplattform – Hierbei handelt es sich um die Software und die Netzwerkverbindung des Geräts. Dokumentenhandhabung Middleware-Anwendung – Diese Softwareplattform steuert und verwaltet alle Dokumentkonvertierung, Komprimierung, Routing, Auditing und vieles mehr. Ziel: Dies sind die Empfänger eines Dokuments, ob es sich um einen Netzwerkdrucker oder -ordner, eine E-Mail, ein Fax oder ein anspruchsvolleres Gerät handelt Dokumenten- und Content-Management-System.

Manageability – Die Architektur muss die zentrale Verwaltung unterstützen und gleichzeitig die dezentrale Dokumentenerfassung ermöglichen. Aus administrativer Sicht sollte die richtige Lösung alle Management-Tools wie Microsoft Windows-Ereignisprotokolle, Leistungsmonitore und Windows-Konsolen voll nutzen. Dies ermöglicht es einer Organisation, unbeaufsichtigte, wartungsarme Vorgänge zu konfigurieren und Ausnahmemeldungen und Warnungen zu erhalten. Zuverlässigkeit -There ist keine Toleranz für Anwendungsfehler, die Tausende von Mitarbeitern nicht drucken, faxen oder scannen können. Es sollte eingebaut Failover, so dass, wenn das primäre System fehlschlägt, ein sekundärer Server übernimmt. Eine SQL-basierte Nachrichtenwarteschlange, die mit einem zuverlässigen Datenbankmanagementsystem arbeitet, sollte den aktuellen Status von Aufträgen in SQL-Tabellen speichern, so dass bei einem Problem schnell ein Rollback auf den zuletzt bekannten Zustand und ein Neustart des Prozesses möglich ist Architekturen ermöglichen es IT, einfach andere Knoten anzuschließen, um Durchsatz und Kapazität zu erhöhen – ohne Strafe. Virtuelle Maschinen (VMs) sind auch zunehmend beliebt für ihre Fähigkeit, Effizienz, Kostenkontrolle und On-Demand-Skalierbarkeit zu erzielen.Sicherheit – Aus einer technischen und Benutzer-Perspektive kann ein Audit Trail die Organisation verfolgen, wer was, wann, wo getan hat , Und mit welchen Dokumenten. Best Practices wie Verschlüsselung, Firewalls und andere Sicherheitsmaßnahmen sind wesentliche Elemente des Enterprise Document Managements. Flexibilität – Viele Unternehmen verfügen über einzigartige IT-Umgebungen und Anwendungen. Die Anwendung / Plattform sollte flexibel und anpassbar sein, um diese Umgebungen jetzt und in Zukunft zu unterstützen. Kosteneffizienz – Ein weniger verwaltetes, weniger zuverlässiges System ist unweigerlich teurer. Ein System, das einen vernünftigen ROI bereitstellt, ist heute mit richtig gestalteten und kostengünstigen Dokumentenerfassungs- und -handhabungslösungen erreichbar: Control – Durch die Authentifizierung am MFP können Unternehmen den Zugriff auf Funktionen einschränken und die Benutzererfahrung personalisieren. Zum Beispiel kann Joe Color-Kopieren oder Color-Printing-Funktionen und senden Fern-Faxe, aber Bob kann nicht. Dies ermöglicht auch die Wiederherstellung der Chargeback-Kosten. Ein Unternehmen kann bestimmten Benutzern erlauben, ihre eigene E-Mail-Adresse zu scannen. Andere können in Microsoft SharePoint oder EMC Documentum scannen oder auf mehrere Distributionen und Ziele scannen.

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